Das Bewerbungsanschreiben signalisiert dem Empfänger das Anliegen zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen zu werden und bietet dem Bewerber die Möglichkeit die persönlichen und fachlichen Stärken hervorzuheben. Für Anschreiben gilt die Form nach DIN 5008 sowohl in Papierform als auch in digitaler Form z.B. als Anhang einer E-Mail. Wird vom künftigen Arbeitgeber ein Formular zur Verfügung gestellt, gelten die Formvorgaben des Formulars. Im Betreff sollte die ausgeschriebene Stelle bezeichnet werden und/oder die Quelle (mit Datum) der Ausschreibung. Da die Aufmerksamkeit eines Lesers beschränkt ist, gilt es sich kurz zu fassen. Jeder Satz muss logisch aufeinander aufbauen. Folgende Einteilung kann dabei helfen:
- Einführungssatz
- Kernteil
- Abschlußsatz
In der Einführung kann die Quelle der Ausschreibung benannt, die eigene Motivation für die Bewerbung deutlich gemacht oder die Stelle beschrieben werden.
Im Kernteil werden die persönlichen, fachlichen Qualifikationen sowie die Motivation für die Ausübung der Tätigkeit dargestellt. Dies kann anhand von Beispielen aus der Vergangenheit, Gegenwart und dem Ausblick in die Zukunft erfolgen. Wichtig hierbei ist eine vorherige Auseinandersetzung mit den eigenen Stärken. Schwächen sollten hier nicht angesprochen werden. Formulierungen in kurzen Sätzen zwingen zur Konzentration und erleichtern das Lesen.
Im Abschlusssatz kann die Motivation noch einmal herausgestellt werden, Organisatorisches wie der früheste Einstellungstermin oder Gehaltsvorstellungen benannt werden.
Das Anschreiben wird lose auf die Bewerbungsmappe gelegt und verbleibt im angeschriebenen Unternehmen.